【イエカレ】賃貸オーナー必見の不動産管理会社の役割と仕事内容｜不動産管理会社を正しく理解するための特徴を紹介

まず初めに、不動産管理会社とは何か？ということから説明致します。 不動産管理会社とは賃貸オーナー様の代わりに「アパートやマンションの管理やメンテナンス、集金代行、入居者のクレーム対応など」を行う不動産会社のことです。

例えば、アパートやマンションの賃貸経営を行っていると、入居者からのクレームをはじめとした様々なトラブルが起きる可能性があります。 トラブルが発生すると、不動産管理会社は、自身が持つクレーム処理ノウハウや、豊富な対応経験をもとに、賃貸オーナー様の代わりとなってトラブルの内容に応じた適切な対応を行います。

そして「入居者にとって魅力的な物件であり続けるように管理を行う」「賃貸オーナー様と一緒に入居者を永続的に集め続ける」といった目的を共有しながら、その後も管理にまつわる適切な提案などを行い、賃貸オーナー様へ寄り添いながら賃貸経営を支え続ける使命を担っています。

不動産管理会社の重要な役割としては、以下の２つがあげられます。

• 入居者の管理
• 建物の管理

この２つです。以下で、それぞれの詳細について見て行きましょう！

まず、一つめの役割は「入居者の管理」です。賃貸オーナー様が不動産管理会社へ委託管理を依頼すると、もし物件のなかに空室があれば入居者探しを始めます。

晴れて、入居希望者が見つかれば契約から退去するまでに必要な一連の業務を行なっていくことになります。この一連の業務例には「家賃集金の代行」「家賃を滞納された場合の対応」「入居者の苦情対応や建物管理」などが含まれます。

二つめの「建物の管理」ですが、これには大きく３つの柱があります。詳しく後述しますので、ここでは「日常的な業務」「退去に関わる業務」「その他の長期的な業務」この３つがあることを知っておいてください。

この２つの重要な役割は、実際には、もっと細かく項目が分かれます。賃貸オーナー様に、最初に、是非知っておいていただきたいことは「管理会社にはどんな管理業務をどこまで委託できるのか？」をご理解頂いた上で「委託管理したい管理業務を絞り込んで頂きたい」ということなのです。

そして、委託管理をしたい項目を熟考した上で、不動産管理会社へ相談を行い、委託管理契約を交わして頂きたいのです。

また、ここでは、もう一点ご注意いただきたい内容があります。それは、もし賃貸に出されたい物件が分譲マンションだった場合、建物の共用部分についてはマンションの管理組合が建物管理を行っていると思います。

また、この記事のなかでご案内する一般的な賃貸管理とは異なる場合がありますので、この点だけはあらかじめご注意願います。

では、不動産管理会社の２つの役割について見ていきましょう！

入居者の管理について

不動産管理会社が行なう「入居者の管理」は大きく分けると2つあります。

• 入居中の家賃管理や苦情などに関する対応
• 契約更新や解約など契約期間終了前後の対応

以上２点です。

この２つの項目を主な管理業務別に分類すると「家賃の集金代行」「家賃滞納への対応」「賃料保証」「苦情対応」「契約更新業務」などが該当します。

このなかに出てきた「賃料保証」について補足しますと、賃料保証とは「入居者（以下、借主）が、契約に際に決められた保証料を支払うことで、入居者の賃料や管理費、駐車場料金などの居住用の賃料債務を保証会社が債務保証してくれるサービス」を言います。

例えば、借主が賃料を滞納した場合、賃貸オーナーである貸主側は、その保証会社から入居者の代わりに滞納された家賃を支払ってもらえます。この賃料保証はとても便利なものですが、注意点としては、不動産管理会社によって保証料などの契約内容が異なる点になります。委託する場合は事前に契約内容をきちんと確認をしておく必要があります。

再び本題に戻ります。ここでは、不動産管理会社が行う入居者の管理業務について、もっと具体的に紹介します。

不動産管理会社への委託管理契約を考える場合、どのような仕事が委託できるのか？を知っておくことで、実際の会社選びがスムーズになると思います。

不動産管理会社は、賃貸オーナー様の代わりに家賃回収を行います。また、もし家賃滞納が発生したときは、滞納者への督促も行います。

家賃は滞納をされても法律で入居者の権利が守られているため、滞納者から「支払う意思はあります」と言われれてしまえば、すぐに退去してもらうことはできません。

そのため不動産管理会社は、滞納者を上手に説得して、家賃の支払いを促すわけです。こうした金銭問題は滞納者の感情が絡むと余計に対応が難しくなります。督促業務から始まり、確実に家賃回収をするまでのノウハウと経験が必要な仕事です。

ただ、上述しましたが、入居者が家賃保証会社と契約していた場合は、滞納した家賃は家賃保証会社から代わりに賃貸オーナー様へ支払われます。その後の督促についても家賃保証会社が入居者へ行う仕組みになっています。

賃貸住宅における苦情の中で、例えば「水回りのトラブル」や「近隣住民への不満や苦情」が発生した場合は、特に迅速に対応する必要があります。

なぜなら急な対応を必要とするトラブルや苦情が発生したのに、その問題をいつまでも収束できない管理会社だった場合、入居者に「もう退去したい」と思わせる動機づけを与えてしまうからです。

あってはならない事ですが、一人退去したあとに連鎖的に退去者が出てしまうことも無いとは言えません。

管理会社の中には「苦情対応にいつでも対処できる窓口がある」「24時間体制の窓口がある」といった会社がありますので、そうした管理会社を選ぶと、苦情にも迅速に対応してもらえます。

近隣住民とのトラブルといった繊細な問題は、到底、個人である賃貸オーナー様一人で対処できるものではありません。法的な対応も含めて「問題を解決するノウハウ」や「問題解決の実績や経験」が必要です。そうした実績が豊富な不動産管理会社に委託管理をして全面的に頼る方が安心を得られます。

「入居者契約の更新作業」も不動産管理会社が行います。一般的に、賃貸契約は２年契約となるため、２年ごとの契約更新が必要となります。

具体的には、入居者へ契約更新の意思を確認し、更新書類を作成します。契約更新料が発生する契約だった場合は、忘れずにその請求をする必要があります。

逆に、入居者が退去する場合は、退去手続きをします。その場合も、退去前に部屋の状況確認や、鍵の受取りで物件を訪問することも仕事内容に含まれます。加えて、退去後は次の契約者が入居する前に清掃業者などを手配し、原状回復工事を済ませます。

次は、もう一つの役割「建物の管理」です。早速、どんな内容かを確認しましょう。

上述しましたが、建物管理には大きく、以下の３つの項目があります。

• 日常的な業務
• 退去に関わる業務
• その他の長期的な業務

以上３つです。

どれも重要なものばかりです。それぞれを細かく見ていきましょう！

【日常的な業務】
定期的に管理する人を派遣して建物の清掃などをしてくれるという業務です。

例えば、共有部分の掃除や切れた照明の交換などもその仕事の一部になります。一見、地味と思える管理内容かもしれませんがそうではありません。これが非常に重要な業務なのです。

もし皆さんが、共用部分の照明が切れた状態で何日も放置されていたり、階段や廊下にゴミが吹き溜まり状態で残り続けている物件に自分が住んでいたとしたらどうお感じになるでしょうか？

もっと最悪なのは、そんな状態が放置されたまま入居希望者が内覧に来てしまった場合です。それを見た入居希望者は口には出さなくても、その物件を積極的に選ぼうとはしないでしょう。

【退去に関わる業務】
入居者が退去した後の部屋の「クリーニング」「リフォーム」「修理」などの手配をしてくれる業務です。次の新しい入居希望者がいつ内覧に来ても良いように万全の準備が必要です。

【その他の長期的な業務】
これは更に重要な業務と言えます。賃貸オーナー様の物件価値を落とさないようにする重要な任務です。

例えば、適切な時期に適切な補修を行うなどがそれにあたります。建物は経年劣化が進みますので、老朽化対策は本当に必要不可欠な業務です。

物件の価値を落とさないためには、長期的な視点で修繕計画を立案して提案を行ったり、予算計画を考えたりする必要があります。

これを賃貸オーナー様が一人でやることは間違いなく不可能です。ですから、物件を長期間価値あるものに維持していくためには、建物の老朽化対策の委託管理は必須と考えておいたほうが良いでしょう。

ただ、こうした長期的な業務を全ての不動産会社が行なっているわけではないので、どのような管理業務をしてもらうことができるかを必ず事前に確認をしておくことが重要です。

このように、不動産管理会社が担っている役割は多岐に渡ります。こうしてみて頂ければお分かり頂けたと思いますが、不動産管理会社を選ぶ場合は「具体的にどのような管理業務を行ってもらえるのか？」「最低限どの項目までなら対応をしてもらえるのか？」を事前に知って頂いた上で選ぶことが重要なのです。

以下では、入居者や建物以外の管理業務についても具体的にご紹介していきます。つづけてご確認ください。

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以下の不動産管理会社の業務については、不動産業界の仕組みの話しでもありますが、賃貸オーナー様として知っておいて損はない情報だけを紹介しましたので、ぜひご参考になさって見て下さい。

不動産管理会社は「仲介業務」を兼任して行うこともあります。仲介業務とは、簡単に言えば「貸したい人と借りたい人の橋渡し」です。

例えば、インターネットの不動産ポータルサイトと提携をして、貸主である賃貸オーナー様の物件をプロモーションしながら借りたい人を見つけて、最終的に物件とマッチングをします。晴れて入居希望者が見つかり契約が成立したら、成果報酬として手数料を受け取る仕組みです。

不動産管理会社が仲介業務を兼任する場合、賃貸オーナー様と直接やり取りする不動産業者を「元付け」と呼び、賃貸オーナー様と直接接触はせず、元付けである不動産管理会社とやり取りをして仲介業務を行うことを「客付け」と呼びます。

■元付け
貸主・売主と直接契約し、借主・買主を探す不動産会社

■客付け
元付けの不動産会社に、借主・買主を紹介する不動産会社

仲介業務を兼任する不動産管理会社は、客付けに借主を探してもらうように委託すると同時に、自社の取引ルートを使って借主や買主を直接探すことも行います。

なお、賃貸か売買かによって少々仲介業務の内容が変わってきます。下記で具体的な業務内容をご紹介しましょう。

賃貸物件の仲介業務は、賃貸物件の情報提供から始まります。元付けであれば、客付けへ借主を探してもらうように仲介を依頼するか、独自ルートでその入居希望者を募集します。

そして、最終的に入居者を見つけた不動産会社が、入居希望者へ物件の詳細を説明をしたり、部屋の内覧の案内をします。

内覧では物件の鍵が必要になりますが、物件の管理は元付けである不動産管理会社が行っているため、客付けに鍵を貸し出すことになります。

入居希望者が物件を気に入ってくれれば契約事項を説明し、正式に入居契約を締結します。客付けの業務は契約締結で終わりですが、元付けである不動産管理会社はそのまま入居者や賃貸オーナー様の対応を引き続き行っていくわけです。

参考までに、不動産売買の仲介業務についてもご紹介しておきます。

不動産売買の仲介業務は、不動産売買を希望している買主や売主を探すことから始まります。元付けは、物件オーナー様から売買の依頼を受けて、買主を探し始めます。

賃貸と同じ内容ですが、買主を見つける場合、客付けに購入希望者を探してもらうか、独自ルートで購入希望者を探します。

客付けはインターネットのポータルサイトや独自の情報網で、物件の種類や立地条件に見合う購入希望者を探し出し、元付けに紹介をします。

仲介業務の契約形態は大きく２つの形態があります。それが「媒介契約」と「代理契約」です。

「媒介契約」とは、仲介業者が見つけた入居希望者と契約を結ぶか否かを、賃貸オーナー様が決める契約形態です。賃貸オーナー様が契約を締結するため自分の意思を直接反映できます。

しかし、この形態では契約のたびに賃貸オーナー様自らの確認作業が発生しますので確認の手間が掛かる場合があります。

一方「代理契約」では、入居希望者と契約を結ぶかどうかを決めるのは仲介業者です。そのため、賃貸オーナー様の確認の手間は減ります。

しかし、入居希望者の属性、例えば「入居する人は最低限身元がしっかり人が良い」といった希望内容を仲介業者に正確に伝えておく必要があります。